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電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの必要性とは?法改正の変更点などを解説!

創業手帳

タイムスタンプは「原本であること」を示す技術


デジタル化が進む現代社会において、タイムスタンプは作成された電子書類や電子文書が原本であることを証明できる重要な技術です。
帳簿書類については、改ざんや複製を防ぐため、原則として原本の保存が必要とされています。

タイプスタンプは電子帳簿保存法における要件に該当し、この法律に基づく利用であれば電子データの保存が可能です。
今回は、電子データの扱いで重要な電子帳簿保存法におけるタイムスタンプについて解説します。

電子帳簿保存法への対応は大企業のみでなく、個人事業主にも関係がある改正です。ただ実際にどのような対応をしたらよいか、イマイチわからない方多いようです。そのようなまだ電帳法改正にイメージがわかない人は、是非この「電子帳簿保存法改正 対応ステップシート」をご活用ください!対応が必要な事を網羅しつつ、最低限、いつまでにどの程度対応しておいたら問題ないのかをわかりやすく解説!無料でご活用いただけます。


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電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは?


タイムスタンプについて知る前に、まずは電子帳簿保存法がどのような法律なのかも理解しておく必要があります。
ここでは、電子帳簿保存法がどのような意味を持つのか、タイムスタンプについても解説していきます。

電子帳簿保存法とは?

様々な情報が飛び交う情報化社会である現在において、適切な国税関係帳簿書類の保存や納税義務の履行は必要不可欠です。
これまで、国税関係帳簿書類は紙媒体での保存・保管が原則とされていました。

電子帳簿保存法は、作成した帳簿書類の電子データを保存して、原本であるという証拠を示すことができる法律で、1998年に施行されています。
電子帳簿保存法が施行されたことによって、請求書や見積書、納品書、注文書、領収書などは、要件を満たせば電子データを保存できるようになりました。

電子帳簿保存法において帳簿に該当するのは以下です。

  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 現金出納帳
  • 売掛金元帳
  • 買掛金元帳
  • 固定資産台帳
  • 売上帳
  • 仕入帳

保存期間は帳簿書類によって5年~7年と異なりますが、いずれも事業年度の確定申告書の提出期限となる翌日から数えて計算されます。
法人や個人事業主、または雑所得のいずれに該当するかでも期間は変わるので、確認が必要です。

電子帳簿法について詳しく知りたい方は、下記も参考にしてみてください。
電子帳簿法とは→//7thmajorunderstanding.com/denshichobo-kaisei-2024/ の記事を挿入してください。

タイムスタンプとは?

タイムスタンプは、電子帳簿保存法における保存要件のひとつです。経済社会ではデジタル化が進み、電子書類の活用も多くなっています。
そのような時、タイムスタンプは電子書類の改ざんを防いだり、電子書類の発行日に間違いがないことを証明したりできます。

電子データは紙媒体と違い劣化することがないため、修正や変化があっても改ざんの有無に気付きにくく、原本であるという事実を証明するのが難しいです。

タイムスタンプは、第三者機関の時刻認証業務認定事業者(TSA)が、ハッシュ値と時刻情報を合わせたデータで発行します。
同じものを作成するのは困難なため、タイムスタンプが付与された電子データは改ざんがない原本であるという証明ができるのです。

近年は、タイムスタンプの発行件数が増加傾向にあります。電子帳簿保存法は施行から改正も行われており、2022年1月1日にも改正版となる電子帳簿保存法が施行されました。
ペーパーレスへ対応するため、今後はさらに多くの企業や事業主が活用する可能性が高いです。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプは、ハッシュ値と時刻情報を組み合わせたものです。
ハッシュ値は、ハッシュ関数を用いたデータを指し、緻密で暗号のようなデータとなっています。

ハッシュ関数は、ある長さの入力値やデジタルデータをもとに、固定長のハッシュ値を導き出す関数です。
基本的に、入力値からハッシュ値を算出するのは容易です。逆にハッシュ値から入力値を導き出すのは不可能といわれています。

ハッシュ値は、入力値が変われば必ず変更されるという特徴を持っています。
例えば、同じものはほかにはない指紋をイメージするとわかりやすいでしょう。
仮にハッシュ値のデータが少しでも異なっていれば、生成したデータとはまったく違うものになってしまうため、捏造ができません。

タイムスタンプの発行方法

実際にタイムスタンプを発行するには、まず対象となる電子データを用意するところからスタートします。

同時に、システムにタイムスタンプが発行できるかどうか、対象の機能が備わっているかどうかも確認してください。
システムが備わっていなければ、ほかのシステムへの移行やオプションサービスの活用を検討します。

続いて、保有するシステムで対象の電子データをスキャンまたは撮影します。
スキャナがなく撮影する場合は、解像度200dbl以上で赤色・緑色・青色の階調が256以上という基準を満たさなければなりません。
画像は、タイムスタンプシステムまたはクラウドにアップロードします。
その後、データのハッシュ値を時刻認証業務認定事業者に送付して、タイムスタンプの発行を依頼する流れです。

タイムスタンプはどこまで必要?区分ごとの取り扱いについて


タイムスタンプは区分によって取り扱いが異なります。ここでは、電子帳簿保存法の3つの区分と、タイムスタンプの取り扱いの違いについてご紹介します。

スキャナ保存の場合

国税関係帳簿書類が紙媒体の場合、対象の書類をスキャナで読み取って電子保存しなければなりません。
紙媒体であっても、スキャナ保存した書類であればタイムスタンプを付けることが可能です。

タイムスタンプは、取引きを構成する書類をまとめたものをひとつの入力単位として付けられます。
例えば、同じ取引きであっても請求書や見積書が複数存在していれば、まとめてタイムスタンプを付けられます。

ただし、同じファイルに保存されていても、関係のない書類はまとめることができません。
なお、スキャナ保存の場合、入力期間を7営業日以内の早期入力方式、または最長約2カ月及びおおむね7営業日以内に行うサイクル方式のいずれかの方法で行う必要があります。

電子帳簿等保存の場合

会計ソフトや電子データとして帳簿書類が保存されている場合は、電子帳簿等保存に区分されます。
電子帳簿等保存として区分されるのは、国税関係帳簿書類が電子計算機処理によって作成されたもののみです。

例えば、仕訳帳や現金出納帳、注文書、請求書などが電子データで作成され、保存されていれば、電子帳簿等保存に区分されてタイムスタンプの付与も可能になります。

電子帳簿等保存については、タイムスタンプ付与における条件はなく、電子的に作成したデータがあれば、期間の制限もありません。

電子取引の場合

システムを活用して国税関係帳簿書類を作成後、電子メールでデータを送信もしくは受領したものは電子取引として区分されます。
取引情報を電子データでやり取りした場合、電子取引に区分されて該当データの保存が義務付けられています。
2023年12月31日まではデータをプリントアウトした書類の保存も認められていますが、2024年1月1日以降の電子取引は必ず電子データでの保存が必要です。

電子取引を保存する場合、保存したデータが改ざんされないようにするための真実性の確保と、保存したデータの検索表示を可能にするための可視性の確保における条件を満たさなければなりません。
また、真実性の確保に関しては、いずれかを満たしていれば良いとされています。

  • タイムスタンプ付与後の取引情報の授受
  • 取引情報授受後の速やかなタイムスタンプ付与
  • 訂正削除履歴のあるシステムを利用した授受及び保存・訂正削除防止のための事務処理規定の運用

電子帳簿保存法の改正についても把握しておこう


電子帳簿保存法はこれまでに何度も改正されてきましたが、2022年1月1日にも改正されています。
タイムスタンプの活用を検討しているのであれば、電子帳簿保存法の改正についてもしっかりと理解しておいてください。

1.事前認証制度が廃止された

2022年に電子帳簿保存法が改正されたことで、事前承認制度が廃止となっています。
これまでは国税関係帳簿を電子データで作成・保存する場合、税務署長から承認を得る必要がありました。
具体的には、スキャナ保存や電子帳簿等保存でタイムスタンプを導入する場合には、事前申請が義務付けられていました。
このほか、一部の取引関係書類や決算関係書類についても、書類の申請が必要とされています。

しかし、今回の改正で事前認証制度が廃止となったことで、事業者の事務負担軽減につながり、タイムスタンプを活用しやすくなりました。
準備が整えば、スキャナ保存や電子帳簿等保存でもすぐにタイムスタンプの導入ができます。

電子取引に区分されるものに関しては改正前も事前認証が不要でしたが、今後もこれまでどおり事前認証が不要です。

2.罰則の規定が強化された

電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類の電子的な保存において、不正があるとみなされた場合に罰則の規定が設けられています。
違反すると、青色申告の承認の取り消しが行われたり、会社法による過料を科せられたりする恐れがあります。

2022年1月1日の改正では、これに加えて申告漏れによる重加算税が10%加重されることになりました。
例えば、電子データの保存やスキャナ保存の際、隠蔽や偽装、改ざんがあったとみなされた場合、申告漏れとして重加算税が加重することになります。
国税関係帳簿書類の隠匿や破棄をはじめ、二重帳簿作成も該当します。
ただし、電子帳簿保存法では隠蔽や改ざんがなく、優良な電子帳簿の要件を満たしていれば、仮に申告漏れがあったとしても過少申告加算税が5%軽減されることも覚えておいてください。

罰則規定についても、2022年1月1日より適用されています。タイムスタンプを導入する前には、規定に則って進めていくことが大切です。

3.保存に関する要件が緩和された

国税関係帳簿書類を電子データとして保存するには、いくつかの要件を満たす必要があります。
しかし、2022年1月1日の法改正によって要件が緩和され、電子帳簿等保存がしやすくなりました。

改正前は電子データ保存要件として5つ、検索要件として3つの規定がありました。
改正後からは簿記の正規原則に従って帳簿を作成すれば、3つの要件を満たしている状態で電子データの保存が可能です。
また、これまでのように電子データ保存要件を満たしている場合は優良な電子帳簿となり、青色申告特別控除の対象となったり、過少申告加算税の軽減を受けられたりするメリットもあります。

スキャナ保存では、検索要件における記録項目の部分で、取引年月日をはじめとする日付や取引金額、取引先に限定されることになります。
加えて、税務職員から電子データ保存のダウンロードを求められた時に応じた場合には、検索要件のすべてが不要です。

電子取引においても、基準期間の売上高が1,000万円以下の小規模事業者は、税務職員からの電子データ保存のダウンロードに対応している場合、検索要件が不要になりました。

4.電子取引における電子データの保存が義務化された

電子取引で国税関係帳簿書類のやり取りをしたデータに関しては、原則として紙媒体での保存ができなくなりました。
これまでは、電子データでやり取りしていた場合であっても、紙媒体にプリントアウトして保存することが認められていましたが、改正後はできなくなっています。

電子メールに添付された書類やクラウドサービス、EDI取引などはすべて電子取引としてみなされるため、紙媒体ではなく電子データとして保存する必要があります。
電子データとして保存する場合は、対象の書類にタイムスタンプを付与し、検索要件を満たした状態でなければ保存できません。

ただし、2023年12月31日までの電子取引のみ、紙媒体での保存も認められています。
これは、電子帳簿保存の変更における対応が遅れている事業者に向けた移行準備期間のようなものです。
条件として、税務調査時に提出が可能な状態にしておかなければなりません。

5.スキャナ保存におけるタイムスタンプの要件が緩和された

スキャナ保存に関して、タイムスタンプの要件の緩和も行われています。改正前は、スキャナ保存におけるタイムスタンプの付与期限が3営業日以内となっていました。
改正後は、付与期限が延長されており、最長約2カ月及びおおむね7営業日以内に変更となっています。これは、入力期間と同様の期間です。

また、電子データの訂正や削除の際に、その履歴が残るシステムを使った場合はタイムスタンプを付与する必要がなくなりました。
訂正や削除ができないクラウドサービスを使った場合も、タイムスタンプの付与が不要です。

このほか、受領者がスキャナで読み込む際には、国税関係帳簿書類における自署が不要になっています。
加えて、適正事務処理要件である相互けん制や定期的な検査・再発防止策の社内規定整備なども、改正後に廃止となりました。
スキャナ保存におけるタイムスタンプの要件が緩和されたことで、以前よりも導入しやすくなっています。

まとめ

情報化社会の今、電子帳簿保存法におけるタイムスタンプは事業者にとって必要不可欠なものになってきています。
国税関係帳簿書類が電子データで保存され、タイムスタンプを付けられるようになれば、重要書類が原本であるという証拠や改ざん・隠蔽防止につながるでしょう。




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(編集:創業手帳編集部)

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